秘書常識：職場禮儀常識

    1．同事相處的禮儀

    真誠合作。接待單位各部門的工作人員都要有團隊精神，真誠合作，相互盡可能提供方便，共同做好接待客人的工作。

    寬以待人。在工作中，對同事要寬容友善，不要抓住一點糾纏不休，要明了“人非圣賢，孰能無過”的道理。

    公平競爭。不在競爭中玩小聰明，公平、公開競爭才能使人心服口服，應憑真本領取得競爭勝利。

    主動打招呼。每天進出辦公室要與同事打招呼；不要叫對方小名、綽號，也不要稱兄道弟或以肉麻的話稱呼別人。

    誠實守信。對同事交辦的事要認真辦妥，遵守誠信。如自己辦不到應誠懇講清楚。

    2．與上級相處的禮儀

    尊重上級。樹立領導的權威，確保有令必行。不能因個人恩怨，而泄私憤、圖報復，有意同上級唱反調，有意損害其威信。

    支持上級。只要有利于事業的發展，有利于接待工作，就要積極主動地支持上級，配合上級開展工作。

    理解上級。在工作中，應盡可能地替上級著想，為領導分憂。

    不管自己同上級的私人關系有多好，在工作中都要公私分明。

    不要有意對上級“套近乎”、溜須拍馬；也不要走另一個極端，不把上級放在眼里。上下級關系是一種工作關系，自己作下屬時，應當安分守己。

    3．匯報和聽取匯報的禮儀

    遵守時間。匯報工作時要遵守時間，不提早，也不推遲。

    注意禮貌。先敲門經允許后才進門匯報。匯報時要注意儀表、姿態，做到文雅大方、彬彬有禮。

    語言精煉。匯報時口音清晰，聲音適當，語言精煉，條理清楚。

    匯報結束后應等到上級示意后才可告辭。告辭時要整理好自己的物品和用過的茶具、座椅。當上級送別時，要主動說“謝謝”或“請留步”。

    聽取下級匯報時，也應遵行以下禮儀：

    守時。如果已約定時間，應準時等候，如有可能可稍提前一點時間，并作好記載要點的準備以及其他準備。

    及時招呼匯報者進門入座。不可居高臨下，盛氣凌人。

    善于傾聽。當下級匯報時，可與之目光交流，配之以點頭等表示自己認真傾聽的體態動作。對匯報中不甚清楚的問題及時提出來，要求匯報者重復、解釋，也可以適當提問，但要注意所提的問題不至于打消對方匯報的興致。

    不要隨意批評、拍板，要先思而后言。聽取匯報時不要頻繁看表或打呵欠、做其他事情等不禮貌的行為。

    要求下級結束匯報時可以通過合適的體態語或用委婉的語氣告訴對方，不能粗暴打斷。

    當下級告辭時，應站起來相送。如果聯系不多的下級來匯報時，還應送至門口，并親切道別。

    4．使用電話禮儀

    隨著現代通訊設施的發展，電話在人們生活中的使用越來越普及，接待部門更是如此。在電話接聽、撥打服務中，都應及時、準確、語言規范。

    (1)接聽電話禮儀

    電話鈴響應立即去接，一般電話鈴響不超過三次。

    首先致以簡單問候。如“早上好”或“您好”，語氣柔和親切。外線電話報單位名稱，內線電話報部門或崗位名稱。然后認真傾聽對方的電話事由，如需傳呼他人。應請對方稍候；如是對方通知或詢問某事，應按對方要求逐條記下，并復述或回答對方，記下時間、地點和姓名。最后對對方打來電話表示感謝，等對方放下電話后，自己再輕輕放下。

    (2)撥打電話禮儀

    首先將電話內容整理好，正確無誤查好電話號碼后向對方撥出號碼。對方接聽后應致以簡單問候，并作自我介紹。然后說明要找的通話人的姓名或委托對方傳呼要找的人，如確定對方為要找的人應致以簡單的問候。接著按事先準備的通話內容逐條講述，確認對方明白或記錄清楚后，應致謝語、再見語。最后等對方放下電話后自己再輕輕放下。

    (3)通話時的聲音禮儀

    首先，咬字要準確。通話時如果咬字不準，含含糊糊，就難讓人聽清聽懂。其次，音量調控。音量過高會令人耳鼓欲裂；音量過低，聽起來含糊不清。第三，速度適中。通話時講話的速度應適當的放慢，不然就可能產生重音。最后，語句簡短。通電話時所使用的語句務必精煉簡短，不僅可以節省對方的時間，而且會提高聲音的清晰度。

    在電話接聽過程中要特別注意避免以下不禮貌現象出現：

    無禮。接待人員接聽電話時不以禮相待，或電話鈴響遲遲不接，或者對客人的來電內容追根問底，或表示出不耐煩的情緒等等。

    傲慢。接電話時盛氣凌人，語氣不好。

    有氣無力、不負責任。在接待中無精打采，有氣無力，對客人的電話不負責任，承諾不兌現。

    急躁。接聽電話時不等對方說完自己搶話說，或一口氣說得太多太快，或未等對方把話講完就掛機。

    優柔寡斷、拖泥帶水�；卮饘Ψ降膯栴}似是而非，猶猶豫豫，毫無把握。

    態度粗魯、語言生硬。如連續聽到幾個打錯的電話便出口傷人。

    5．接待來訪的禮儀

    來訪者進入辦公室時應馬上站立，由桌后走出并握手問好。如當時正在接電話應馬上結束通話，或請客人稍等，并表歉意。若客人先到，應表示歉意并簡單解釋延誤原因。

    客人坐定之后再坐，客人離開時應站立并送客人至門口或電梯處。

    客人講話時要認真耐心聽，中途不要做其它接聽撥打電話之類的事。

    不要隨意拍板，不要輕易許諾。不同意對方觀點，要克制惱怒。

    如果會見時出現某些使你為難的場面，可以直截了當地拒絕某一要求，也可以含蓄地暗示自己無法做到，或者干脆說明自己的難處來回避你不愿談的問題。無論采取哪種方式都得注意禮貌用語和神態。

    6．搭乘電梯的禮儀

    在電梯門口處，如有很多人在等候，此時不要擠在一起或擋住電梯門口，以免妨礙電梯內的人出來。先讓電梯內的人出來之后方可進入，不可爭先恐后。

    男士、晚輩或下屬應站在電梯開關處提供服務，讓女士、長輩或上司先行進入電梯，隨后自己再進入。

    與客人一起搭乘電梯時，應為客人按鍵，并請其先進出電梯。

    電梯內不可抽煙，不能亂丟垃圾、吐痰，并盡量少說話。

    在電梯里，盡量站成“凹”字形，挪出空間，以便讓后進入者有地方可站。

    即使電梯中的人都互不相識，站在開關處者，也應做開關的服務工作。

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